Jak zdążyć nim nadejdzie deadline? Pogodzić się z tym, że… nie zdążysz

Deadline to jasno określony termin wykonania zadania, który ma upewniać nas wewnętrznie, że zostanie ono wykonane. Jednak według ekspertów z University of Michigan, ścisłe wyznaczenie terminu raczej niszczy nasze plany.

Deadline nie zawsze jest nieprzesuwalny

Chociaż może to brzmieć sprzeczne z intuicją, zespół naukowców opracował sposób oceny pewności i wdrażania do systemu zarządzania konkretnymi projektami.

– Nasze społeczeństwo ma wbrew pozorom, tendencję do postrzegania terminów jako mniej elastycznych niż inne aspekty projektu – choć przecież w rzeczywistości często tak nie jest – mówi Tom Logan, doktorant U-M w dziedzinie inżynierii przemysłowej i operacyjnej.  – Dopiero kiedy to zrozumiemy, jesteśmy w stanie naprawdę robić nowe rzeczy.

Logan pracował nad projektem z Robertem Bordleyem, profesorem i dyrektorem programowym w Integrative Systems + Design w U-M College of Engineering.

Skąd to wiemy?

W serii eksperymentów testujących technikę pracy zespołu można poprawić wskaźnik powodzenia projektów nawet o 40 procent. Wspomniany czynnik powodzenia może objawiać się na wiele sposobów, w tym w punktualnym jego ukończeniu, w unowocześnionych projektach i zwiększonej rentowności.

– Deadline to wymóg dla naszych  interesantów i wszyscy wiemy, że jest on zwykle niepewny, szacowany – mówi Bordley.  – Nie możemy w pełni wyeliminować tej niepewności, ale często nieco podwyższyć prawdopodobieństwo poprawnego wyliczenia potencjalnego terminu. Odkryliśmy, że wartość tych wyliczeń jest bardzo duża.

Rozwiązaniem, szczegółowo opisanym w badaniu opublikowanym w European Journal of Operational Research, jest współpraca z interesantami w celu zrozumienia powodu ryzyka przekroczenia deadline’u i przekształcenia go w projekcie jako elastyczną zmienną, a nie twardą informację.

Wizualizacja kluczem do sukcesu

Najpierw trudniejsza część – menedżerowie powinni prosić o coś więcej niż tylko najbardziej optymistyczne i pesymistyczne daty ukończenia, które są częścią oceny projektu i przeglądu – pewnych narzędzi statystycznych, które stanowią podstawę nowoczesnego zarządzania projektami. Wymaga to uczciwego posiedzenia z interesantami i trochę negocjacji, aby mogli oni zrozumieć znaczenie tych dat.

– Interesanci zawsze mają do czynienia z niepewnością względem deadline’u, ale rzadko mówią o tym kierownikom projektów. Celem jest zbliżenie tych perspektyw i uwzględnienie wiedzy zdobytej w procesie zarządzania – mówi Bordley. – Lubię prosić interesantów, aby pomyśleli na przykład o sytuacji, która spowodowałaby przesunięcie terminu o miesiąc. Niech opowiedzą mi o tej sytuacji, oszacują, jak prawdopodobne to jest. Niech skupią się na skrajnościach. W ten sposób skończymy z optymistycznymi i pesymistycznymi terminami – będziemy znać ewentualne konsekwencje tych dat.

Czy to da się zmienić?

Po określeniu najbardziej optymistycznych i pesymistycznych terminów następnym krokiem jest wskazanie niepewności terminu w systemie zarządzania projektem.

– Aby to zrobić – mówi Bordley – dodaj dodatkową, wirtualną aktywność do projektu. W niej aktywność rozpoczyna się w optymistycznym terminie ukończenia i kończy się w pesymistycznej dacie zakończenia, tworząc wirtualny przedział dla zakończenia „na czas”. Tak długo, jak projekt kończy się pomiędzy datami optymistyczną i pesymistyczną, jest on rozpatrywany jako ukończony na czas. Im większa niepewność co do określenia terminu i odległość czasowa między tymi datami, tym tak naprawdę większa szansa na  wykonanie projektu w czasie.

Menedżer może wtedy podejmować decyzje na podstawie oceny niepewności deadline’u. Niejasno określony deadline oznacza większą elastyczność i możliwość, aby skoncentrować swoje zasoby na innych, bardziej pewnych wymaganiach projektu. Taka aktywność wirtualna może być również dostosowywana w miarę postępu projektu – kurczenie się w miarę upływu czasu zwiększa się lub rośnie wraz ze wzrostem czynnika niepewności. Tak czy inaczej, daje menedżerowi bieżącą prognozę niepewności terminowej i możliwość odpowiedniego planowania pracy.

Deadline na życzenie – czy oszczędzimy dzięki niemu czas?

-Ta technika może zaoszczędzić menedżerowi spędzania dużo czasu i zużywania zasobów zespołu w terminie, który może tak naprawdę nie mieć większego znaczenia – twierdzi Bordley. – Jeśli w czasie negocjacji okaże się, że jest on jednak elastyczny, menedżer może szybko zobaczyć, że deadline nie jest wcale najważniejszy. I może skupić zasoby na innych wymaganiach, które są bardziej wymagające.

Aby przetestować skuteczność modyfikacji, zespół zbudował model komputerowy, który przeszedł przez 1000 wymyślanych dla niego i symulowanych projektów. Najpierw zastosowali tradycyjny model zarządzania projektem PERT, który ignoruje niepewność deadline’u, a następnie zastosowali zmodyfikowany model, który rozpoznaje niepewność terminu i dostosowuje zasoby w miarę potrzeb. Bordley i Logan opracowali tę strategię wraz z Jeffreyem Keislerem, profesorem na University of Massachusetts-Boston.

 

Na podstawie: Daily Science