Zarządzanie dokumentami w firmie

Jakość usług w znaczącym stopniu zależy od sprawnego obiegu dokumentów w firmie. Niestety ogromny napływ zamówień, faktur i dokumentów potrafią ten obieg zaburzyć. Jak do tego nie dopuścić? Jak usprawnić obieg dokumentów?

Archiwizacja danych to ważny aspekt obiegu pism. Wszystkie powinny być dokładnie opisane i ponumerowane w teczkach, aby w razie potrzeby można było w archiwum łatwo je znaleźć (warto także odatować). Oczywiście podejście i dokładność człowieka są tutaj najważniejsze, ale pomoc odpowiednich mebli biurowych, takich jak szafy kartotekowe, potrafią znacznie pomóc.

Zarówno w przypadku dokumentów elektronicznych, jak i tych papierowych, ważne jest jednakowe oznaczanie i segregowanie. Umieszczanie dokumentów w folderach tymczasowych lub pozostawianie ich przez dłuższy czas na skrzynce mailowej może doprowadzić do tego, że po prostu się o nich zapomni. Po pewnym czasie znalezienie ich może być niewykonalne. Aby obieg dokumentów w firmie był bardziej sprawny, każdy pracownik powinien identycznie oznaczać i segregować dokumenty.

Najlepiej stworzyć dla wszystkich jednakowe oznaczenia i symbole. Dobrym pomysłem będzie dodawanie do tytułów dokumentów dat. W przypadku elektronicznej formy dokumentów bardzo ważną częścią są kopie i zapasowe dokumenty. W przypadku awarii jednego dysku można narazić się na utratę ogromnej ilości dokumentów, dlatego dla bezpieczeństwa należy na osobnym dysku przechowywać albo kopię zapasową, albo po prostu kopię wszystkich dokumentów. Dzisiaj bardzo popularne jest przechowywanie kopii danych w tzw. chmurze.
http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow
Jest to opcja wygodna, nie potrzeba do niej zewnętrznego dysku i jest mało awaryjna.
Dzisiaj w przypadku elektronicznych dokumentów, warto zastosować aplikacje wspierające obieg dokumentów. Dzięki profesjonalnemu wykonaniu można zyskać łatwy dostęp do wszystkich informacji, odpowiednie zabezpieczenie dokumentów i danych, a do tego zmniejsza się koszty operacyjne, praca idzie znacznie sprawniej, łatwiej jest monitorować wszelkie procesy i optymalizuje się przepływ informacji.